Trucchi e idee per rendere l’ufficio più produttivo

trucchi per rendere più produttivo il lavoro in ufficio
Il tempo è denaro: un discorso che vale soprattutto in ambito lavorativo. Vediamo qualche consiglio...

Il tempo è denaro: un discorso che vale soprattutto in ambito lavorativo. Evitare di sprecare del tempo prezioso cercando materiali che non si trovano, potrebbe essere la soluzione per aumentare la produttività di un ufficio e per organizzare nel modo più efficiente il proprio lavoro.

Se pensate che questo possa rubarvi del tempo, sappiate che sarà di sicuro inferiore ai tanti minuti che impiegherete per cercare gli articoli sparsi per i cassetti della vostra scrivania: avere sempre a disposizione gli articoli che vi servono vi eviterà anche tanto nervosismo. Inoltre, comprare online materiali fin dalle semplici buste per spedizioni vi permetterà di risparmiare anche qualche soldo: un dettaglio non trascurabile, quando si parla di massimizzare le proprie risorse.

Fare un po’ di pulizia

Il modo migliore per dare una sferzata alle proprie abitudini è ripartire da zero. Dopo aver accatastato per anni oggetti alla rinfusa, sarà il caso di organizzarsi partendo da una pulizia generale dell’ufficio. La parola d’ordine è guardarsi intorno e decidere cosa serve e cosa può essere buttato nel cestino: essere degli accumulatori seriali non giova al proprio lavoro, a meno che la vostra professione non sia il rigattiere.

Un discorso che non vale solo per gli articoli sulla vostra scrivania, ma anche per gli schedari, i mobili e gli accessori come piante e soprammobili. All’inizio sarà difficile raccapezzarsi fra caos e polvere, ma poi vi accorgerete che ne sarà valsa la pena.

Ordinare i documenti

Una volta che avrete reso respirabile l’aria del vostro ufficio, vi sentirete più carichi e finalmente pronti per mettere mano ai documenti: dirigetevi verso gli schedari, svuotateli e passate in rassegna tutte le scartoffie che contengono. Vi accorgerete di conservare autentici reperti storici, buoni solo per i musei.

Il consiglio è di conservare solo i documenti recenti o importanti: tutti gli altri buttateli, per evitare che un domani vi si riproponga lo stesso problema. Una volta finita la cernita, stabilite un metodo per indicizzare le vostre carte: ordine alfabetico o per categoria, non ha importanza. Quello che conta è che sarete sempre in grado di trovarli immediatamente, senza rivoltare l’ufficio come un guanto.

Dal cartaceo al digitale

Una volta finito di sistemare schedari e cassetti, sarà il caso di passare dalla scrivania fisica a quella digitale. Le nuove tecnologie hanno semplificato la vita dei lavoratori, ma sono inutili se non si cambia forma mentis, e se si affolla di documenti il proprio computer. La prima cosa che dovrete fare sarà semplificare il vostro desktop, organizzando i file in cartelle dai nomi chiari e, dunque, facilmente reperibili.

Fatto questo, vi toccherà avventurarvi nei meandri del vostro hard disk ed eliminare tutto quello che è superfluo: vedrete che, al termine dell’operazione, il vostro Pc funzionerà decisamente meglio. Fatto questo, prendete i file più importanti e fatene un backup: le copie di sicurezza è meglio conservarle in uno o più hard disk esterni, per evitare che un temporale vi bruci il computer e tutto quello che contiene. Infine, sistemate anche la vostra email.

Suddividere l’ufficio in zone

Massimizzare l’ambiente di lavoro significa anche pensare al vostro ufficio come se fosse un’abitazione. Questo significa suddividerlo in zone per ogni attività che svolgete nella stanza. La scrivania, ad esempio, andrebbe posizionata in una zona luminosa (o vicino la finestra, se ne avete), e non in mezzo ai piedi.

Vicino la scrivania, posizionate sempre lo schedario che utilizzate di più, così da averlo a portata di mano, e magari anche un mobiletto. Armadi e altri schedari andranno messi in zone funzionali all’uso che ne fate. Infine, la zona relax: sistemate un’eventuale poltroncina in una zona lontano dalla scrivania, e con un lume accanto. In questo modo separerete il lavoro dal tempo libero.

Ulteriori consigli

Sarà importante dotarsi di una macchinetta per etichette. Per ottimizzare la sistemazione dei documenti, sarà il caso di etichettare i cassetti degli schedari e della scrivania, così da sapere sempre cosa c’è dentro. Ovviamente, una volta etichettati, cercate di rispettare l’ordine del contenuto. Sennò avrete solo peggiorato le cose.

Inoltre, possedere dei vassoi per la carta e dei contenitori per gli articoli più piccoli, vi semplificherà di molto la vita. E non vergognatevi di appendere qualche post-it in giro: la consapevolezza di essere smemorati non è un difetto.

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